Reforma Tributária e Folha de Pagamento: Impacto no IBS/CBS e Margens
Por Viviane Ferreira. Economista com mais de 30 anos de experiência. Fundadora e Consultora Estratégica da Crescer com Controle.
Entender como a Reforma Tributária e a falta de crédito no IBS/CBS sobre salários e encargos vão pressionar margens em todos os setores da economia, serviços, indústria e comércio, é o que pode definir se sua empresa mantém competitividade ou vê sua margem desaparecer, correndo o risco da triste mortalidade empresarial.
Salários, encargos e pró-labore não geram crédito de IBS ou CBS, o que expõe empresas com folha elevada a um risco financeiro significativo. Esse impacto atinge a todos, a diferença está nos créditos: indústrias e varejo compensam parte via insumos e mercadorias, enquanto serviços ficam mais vulneráveis à alíquota cheia, hoje projetada (ainda não definitiva) em 27,91%.
No Simples Nacional, a decisão de optar pelo regime híbrido em setembro é estratégica. Empresas de serviços, cuja folha representa o maior custo e não gera crédito de IBS/CBS, podem ser duplamente prejudicadas: além de não recuperar créditos sobre salários e encargos, passam a recolher IBS/CBS pela alíquota cheia do regime regular ao migrar para o híbrido. Quem permanece no modelo padrão continua pagando via DAS, com uma alíquota menor, mas repassando menos crédito. Sem simulação detalhada, essa escolha pode comprometer competitividade, margem e fluxo de caixa já em 2027.
Se a folha representa metade ou mais dos custos da sua empresa, esse impacto vai aparecer na sua DRE. Este é o momento de planejar, antes que a nova carga de IBS/CBS destrua sua margem. Uma alternativa viável é a terceirização ou consultoria especializada, desde que estruturada de forma legítima e consistente, para não gerar risco de pejotização. Antecipar-se com a Crescer com Controle é a chave para proteger competitividade e fluxo de caixa.
Reforma Tributária e RH: O que muda na Folha de Pagamento e nos Custos
Base legal
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Emenda Constitucional nº 132/2023, que instituiu a Reforma
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Lei Complementar nº 214/2025, que criou o IBS, a CBS e o Comitê Gestor
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Lei Complementar nº 227/2026, que regulamentou o Comitê Gestor do IBS e alterou pontos da LC 214/2025
A vedação ao crédito de IBS e CBS sobre a folha se aplica a salários, encargos e pró-labore, e também a despesas de natureza pessoal ou administrativa sem vínculo com a atividade-fim, como reembolsos genéricos e bens de uso próprio, tratadas pelo art. 57 da LC 214/2025 como consumo pessoal. Vale-transporte, vale-refeição e vale-alimentação são exceção: desde a LC 227/2026, geram crédito de forma direta, sem exigir acordo coletivo. Já plano de saúde e benefícios educacionais só geram crédito quando previstos em acordo ou convenção coletiva de trabalho e oferecidos a todos os empregados.
No IVA Dual, o critério para gerar crédito não é quem usa o bem ou serviço. É se a despesa é insumo necessário à atividade-fim ou aquisição tributada de terceiros. Por isso:
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Gera crédito
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Não gera crédito
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Depende da atividade-fim ou de condição legal
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Equipamentos de TI
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Salários
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Veículo da empresa (transporte de mercadorias sim, carro de diretoria não)
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Serviços de telecom
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Encargos trabalhistas
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Computador (uso operacional sim, uso administrativo não)
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Insumos produtivos
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Pró-labore
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Telefone corporativo (essencial ao serviço sim, uso administrativo não)
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Mercadorias adquiridas
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Reembolsos e bens de uso pessoal
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Plano de saúde e benefícios educacionais (crédito só com previsão em acordo ou convenção coletiva, para todos os empregados)
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Vale-transporte, vale-refeição e vale-alimentação são exceção à regra dos benefícios: desde a LC 227/2026 (art. 57, § 3º, alínea h), geram crédito de forma direta, sem exigir acordo coletivo.
Por que salários não geram crédito
O art. 6º da LC 214/2025 estabelece que o IBS e a CBS incidem sobre operações com bens e serviços em relações de consumo. Remuneração CLT é uma relação de trabalho, não uma operação de consumo. Como não há incidência de imposto sobre o salário, não existe imposto embutido para ser recuperado como crédito. Não é uma vedação isolada da lei: é consequência direta do desenho do IVA Dual, em que só gera crédito o que foi tributado na entrada.
O efeito muda conforme o modelo de negócio. Na indústria, o insumo comprado gera crédito e a carga tributária incide, na prática, sobre o valor agregado. Em serviços intensivos em RH, o principal insumo é o capital humano, que não gera crédito, então o IBS e a CBS incidem quase integralmente sobre a receita bruta.
Terceirização como estratégia fiscal legítima
Existe uma saída parcial: serviços de terceiros que emitem nota fiscal com IBS/CBS destacado geram crédito, mesmo quando a atividade contratada é, na essência, mão de obra. Exemplos: BPO de folha ou financeiro, CFO as Service, consultoria financeira ou de RH, trabalho temporário, recrutamento e seleção, facilities (limpeza, manutenção, segurança), agências de marketing, TI terceirizada e treinamento corporativo.
Isso é planejamento tributário legítimo, não um atalho. Só é sustentável quando há operação estruturada de forma legítima: com autonomia, estrutura própria e, idealmente, mais de um cliente do prestador. A vedação à pejotização não vem da Reforma Tributária, ela já existe na CLT e está em discussão no STF, independente do IBS/CBS. O que a Reforma faz é criar um incentivo fiscal para terceirizar, tornando esse risco trabalhista mais visível. Empresas que mantêm PJs em condições típicas de vínculo empregatício podem ser autuadas.
Simples Nacional: a decisão de setembro
Entre 1º e 30 de setembro de 2026, pelo Portal do Simples Nacional, as empresas optantes precisam decidir se vão permanecer no modelo padrão ou migrar para o regime híbrido de apuração, regulamentado pela Resolução CGSN nº 186/2026. Quem não se manifestar permanece automaticamente no modelo tradicional. A opção pode ser cancelada até 30 de novembro de 2026.
No regime híbrido, a empresa mantém no DAS o IRPJ, a CSLL, a CPP e os demais tributos federais e municipais, mas passa a apurar e recolher o IBS e a CBS pelo regime regular, com crédito integral e repasse pleno ao cliente. No modelo padrão, IBS e CBS continuam dentro da guia única do DAS, com alíquotas menores, mas o crédito repassado ao cliente fica limitado ao valor efetivamente recolhido.
Migrar parece atrativo em contratos B2B, já que clientes maiores preferem fornecedores com repasse de crédito cheio. Mas para prestadores de serviços intensivos em mão de obra a conta costuma não fechar: a folha continua sem gerar crédito, e a alíquota salta da faixa reduzida do Simples para a alíquota padrão do IVA Dual, hoje projetada em 27,91%. Sem um volume alto de compras tributadas de terceiros para compensar, o resultado tende a ser aumento de carga tributária, não vantagem competitiva. Antes de optar, simule com os números reais do seu negócio.
Impacto da Reforma Tributária por Setor da Economia
A intensidade do impacto varia com a proporção de folha na estrutura de custos.
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Setor |
Folha no custo total |
Situação diante do crédito |
Fonte |
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Segurança patrimonial e facilities |
70% a 80% |
Capacidade de crédito muito baixa; pressão direta sobre margem |
Fenavist / Sertox |
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Consultorias e serviços profissionais |
60% a 70% |
Pouco insumo tributado para compensar; folha domina o custo |
IBGE – PAS |
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Academias e bem-estar |
50% a 65% |
Depende também de eventual redução setorial de alíquota |
IBGE – PAS |
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Clínicas e saúde |
45% a 60% |
Parcialmente amortecido pela redução de 60% na alíquota para saúde humana |
EC 132/2023, LC 214/2025 |
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Agências de comunicação e marketing |
55% a 65% |
Agravado quando atende clientes do Simples Nacional, que geram menos crédito na cadeia |
IBGE – PAS / CNCI |
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Tecnologia e desenvolvimento |
50% a 70% |
Licenças e nuvem geram algum crédito, mas insuficiente frente à folha de especialistas |
Brasscom / CNCI |
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Indústria e comércio |
15% a 30% |
Menor exposição: insumos, matéria-prima e logística geram crédito amplo |
IBGE – PIA |
Setores com redução de alíquota prevista na LC 214/2025, como saúde e educação, sentem menos impacto.
Há também um regime específico para profissões intelectuais regulamentadas: o art. 127 da LC 214/2025 reduz em 30% a alíquota de referência do IBS e da CBS para serviços prestados por administradores, advogados, arquitetos, contadores, economistas, engenheiros e médicos, entre outras profissões listadas na lei.
O benefício não é automático. Para pessoa jurídica, exige que:
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sócios tenham habilitação profissional ligada ao objeto social,
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estejam sob fiscalização do respectivo conselho de classe,
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e que os serviços da atividade-fim sejam prestados diretamente pelos sócios, admitido apoio de auxiliares.
Fora desses requisitos, a consultoria paga a alíquota cheia, mesmo atuando na mesma área. Ainda com a redução, o problema estrutural do crédito sobre a folha continua presente.
A alíquota do IVA Dual
Estimativa inicial de referência: até 26,5%, teto previsto na EC 132/2023. Projeção técnica mais recente: a Resolução CGIBS nº 14/2026 usa 27,91% (18,70% de IBS mais 9,21% de CBS) como parâmetro para estimar a arrecadação de 2027, valor que já supera o teto legal de 26,5%. A alíquota definitiva ainda depende de cálculo do TCU e fixação pelo Senado Federal.
Cronograma de transição: a CBS substitui o PIS/Cofins já em 2027, mesmo ano em que o split payment começa a operar, de forma facultativa, entre empresas.O IBS entra de forma gradual entre 2029 e 2032. O sistema pleno entra em vigor em 2033.
Simulação do impacto da folha no custo final com o novo IVA Dual
Empresa com faturamento mensal de R$ 300.000, alíquota do IVA Dual de 27,91%.
Empresa A, folha própria concentrada:
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Débito de IVA: R$ 83.730
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Folha própria: R$ 90.000 (30% da receita, sem crédito)
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Serviços de terceiros com nota fiscal: R$ 40.000 (jurídico, treinamentos, marketing)
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Despesas Administrativas sem crédito como: Material de escritório, Copa-cozinha, Material de limpeza - Despesas com veículos administrativos ( Alta Gestão) como lavagem e combustivel e dentre outras R$ 15.000
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Base de crédito: R$ 40.000
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Crédito recuperável: R$ 11.164
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Imposto líquido a recolher: R$ 72.566
Empresa B, folha menor com parte terceirizada:
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Débito de IVA: R$ 83.730
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Folha própria: R$ 45.000 (15% da receita, sem crédito)
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Serviços de terceiros com nota fiscal: R$ 85.000 (jurídico, treinamentos, marketing, apoio, facilities, backoffice)
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Despesas Administrativas sem crédito como: Material de escritório, Copa-cozinha, Material de limpeza - Despesas com veículos administrativos ( Alta Gestão) como lavagem e combustivel e dentre outras R$ 15.000
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Base de crédito: R$ 85.000
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Crédito recuperável: R$ 23.723,50
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Imposto líquido a recolher: R$ 60.006,50
A diferença entre duas empresas com a mesma receita pode chegar a R$ 12.559,50 por mês, o que representa R$ 150.714,00 por ano apenas em imposto líquido. E vale destacar: aqui nem estamos considerando os demais custos, despesas, além de IRPJ e CSLL, que ainda reduzem mais a margem líquida.
A causa está na proporção entre custo com folha CLT direta, que nunca gera crédito, e o custo com fornecedores PJ documentados por nota fiscal, que gera crédito pleno.
Se sua empresa se parece mais com a Empresa A, vale simular seu próprio número antes de setembro. Fale com a Crescer com Controle e peça um diagnóstico da sua folha.
RH como variável de planejamento tributário
Empresas de serviços com margem líquida na casa de um dígito correm o risco real de vê-la zerada com o IVA Dual, caso não ajustem a estrutura de custos. Parte do problema é organizacional: falta separar o que é função estratégica (gestão, planejamento, decisão) do que é função operacional (rotina administrativa, backoffice), e refletir essa separação no organograma e na remuneração.
Quando a empresa paga pouco por uma função estratégica, aumenta o risco de turnover e perda de capital humano. Isso gera custos adicionais com verbas rescisórias, recrutamento e treinamento, todos sem crédito, ampliando o impacto líquido do IVA.
Exemplo comum: contratar um Gerente Financeiro por R$ 10 mil para executar tarefas estratégicas e operacionais.
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Se a função é estratégica, deve ser remunerada como tal.
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Se é operacional, pode ser terceirizada com nota fiscal, o que gera crédito e protege a margem.
O problema é que muitas empresas estão contratando e pagando por "cargos de fachada", ou seja, salários que não correspondem à função real. Com a Reforma Tributária, cada real gasto em salários e encargos passa a ser um custo direto, sem compensação. Por isso, é essencial saber onde alocar bem os recursos. Mais do que despesas, os salários devem ser vistos como investimentos estratégicos e parcerias de valor.
Quatro estratégias essenciais para se preparar com a Reforma Tributária
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Diagnóstico de custos. Mapear quanto é folha CLT, quanto é serviço de terceiros com nota fiscal e quais despesas são vedadas pelo art. 57 da LC 214/2025.
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Simulação de regime tributário. O direito ao crédito de IBS/CBS não muda conforme o regime de tributação escolhido (Lucro Presumido ou Lucro Real). Ele sempre segue a lógica da não cumulatividade. O que realmente muda com a Reforma é que empresas do Lucro Presumido agora também precisam de controles de compliance mais detalhados, porque a proporção entre fornecedores PJ (crédito pleno) e folha CLT (sem crédito) passa a ser decisiva para o resultado líquido ,aproximando essa exigência da que já existia no Lucro Real
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Avaliação de terceirização e automação. Faz sentido terceirizar áreas operacionais onde o crédito é legítimo e não há risco de vínculo empregatício: facilities, backoffice, TI, contabilidade, BPO financeiro, jurídico e RH. Automatizar rotinas administrativas também reduz custo indireto.
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Revisão da composição remuneratória. Estruturar verbas indenizatórias legítimas dentro da CLT reduz encargos trabalhistas e previdenciários. Isso não altera o crédito de IBS/CBS, mas melhora o custo total da folha
Checklist : Sua empresa está pronta para a transição na folha?
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Mapeamento da folha → Você sabe, em número exato, qual percentual do seu custo total é folha CLT e qual é serviço de terceiros com nota fiscal?
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Rastreabilidade da folha → Seu departamento está preparado para evoluir em compliance, integração de sistemas e detalhamento do que é folha de pagamento e do que é serviço de terceiro garantindo dados confiáveis para o financeiro?
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Composição remuneratória → Sua política de remuneração já foi revisada, diferenciando verbas salariais de indenizatórias? Isso não altera o crédito do IVA Dual, mas impacta diretamente o custo da folha e a segurança trabalhista.
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Terceirizações legítimas → Você sabe quais das suas terceirizações atuais têm respaldo jurídico e operacional suficiente para não serem caracterizadas como vínculo empregatício?
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Dados para compliance → O RH já estruturou relatórios que permitam ao financeiro simular corretamente o impacto tributário da folha no novo regime?
A folha de pagamento deixou de ser um assunto exclusivo do Departamento Pessoal: ela virou uma variável de planejamento tributário.
O valor de uma consultoria financeira estratégica está justamente em analisar custos, regime tributário, contratos e folha de forma integrada, e não como departamentos isolados que descobrem o problema em momentos diferentes.
Contratar uma consultoria tem custo, e é possível conduzir esse diagnóstico internamente. Mas uma consultoria especializada acelera o processo e traz direcionamento em várias frentes ao mesmo tempo, não apenas em RH.
O impacto da Reforma Tributária vai além do fiscal e financeiro, alcançando também compras, área comercial, operações e até qualidade. Inconsistências que antes eram corrigidas apenas no fechamento fiscal agora ficam visíveis para o fisco quase em tempo real, pela apuração assistida das notas de débito e crédito de IBS/CBS, obrigatórias desde 3 de agosto de 2026. Isso reduz o espaço para corrigir por dentro antes de virar fiscalização
Essa visão integrada aumenta significativamente o ROI, porque transforma planejamento em estratégia real e não em ajustes improvisados depois que o problema já apareceu na DRE.
Para isso, conte com:
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Diagnóstico completo da matriz de custos, separando folha direta, serviços de terceiros e despesas sem direito a crédito
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Simulação do regime tributário mais vantajoso para o seu caso
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Avaliação de terceirização e BPO de folha, com segurança jurídica
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Revisão de contratos B2B e precificação, com cláusulas de repactuação tributária
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Acompanhamento da transição, de 2026 a 2033
Vai fazer toda a diferença.
Quer saber exatamente quanto a Reforma Tributária vai pesar na sua estrutura de folha? Entre em contato com a Crescer com Controle e agende um diagnóstico personalizado.
Perguntas frequentes sobre folha de pagamento e Reforma Tributária.
A folha de pagamento gera crédito de IBS e CBS?
Não. O IBS e a CBS incidem sobre operações de consumo. A relação de emprego é regida pela CLT, não é uma operação de consumo, e por isso não há imposto embutido no salário para recuperar como crédito.
Benefícios pagos aos funcionários geram crédito?
Depende do benefício. Vale-transporte, vale-refeição e vale-alimentação geram crédito desde a LC 227/2026, sem exigir acordo coletivo, com o crédito equivalente ao débito apurado pelo fornecedor do benefício. Plano de saúde e benefícios educacionais só geram crédito quando previstos em acordo ou convenção coletiva de trabalho e oferecidos a todos os empregados. Reembolsos genéricos e bens de uso pessoal continuam sem direito a crédito.
Terceirizar a folha gera crédito tributário?
Pode gerar, desde que o prestador emita nota fiscal regular com IBS/CBS destacado e a operação tenha substância real, com estrutura própria, autonomia e, de preferência, mais de um cliente. Terceirização sem substância expõe a empresa a risco de pejotização.
Qual é o maior risco para o RH na transição?
Migrar funcionários CLT para PJ sem mudar a rotina real de trabalho. Isso cria passivo trabalhista que costuma superar qualquer ganho tributário imediato.
O split payment também afeta o pagamento da folha, por exemplo?
Não diretamente. O split payment incide sobre operações entre empresas sujeitas a IBS/CBS, e o pagamento de salário não é uma dessas operações. O efeito é indireto: ao acabar com o float tributário, aumenta o risco de liquidez.
Minha empresa é do Simples Nacional. Isso muda alguma coisa?
Sim. Entre 1º e 30 de setembro de 2026, você decide entre o modelo padrão (IBS/CBS dentro do DAS) e o regime híbrido (IBS/CBS por fora, com crédito integral). Para empresas de folha alta, o ganho do regime híbrido costuma ser menor do que parece, porque a folha continua sem crédito, agora sobre uma alíquota mais alta. A decisão exige simulação caso a caso.
Todos os setores de serviço são afetados da mesma forma?
Não. O impacto é proporcional ao peso da folha na estrutura de custos. Segurança e facilities, com folha entre 70% e 80% do custo, sentem mais pressão do que setores com redução de alíquota reconhecida em lei, como saúde e educação.
O que uma empresa de serviços deve fazer primeiro?
Mapear com precisão a estrutura de custos entre folha direta, serviços de terceiros e despesas sem direito a crédito, simular o regime tributário mais vantajoso e revisar a precificação antes que o impacto apareça na margem.
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Conteúdo educativo e informativo. Publicado em 24/08/2026. Este artigo não constitui consultoria financeira, contábil ou tributária individualizada. A aplicação das regras varia conforme o regime, o setor e a operação de cada empresa. Antes de tomar decisões, consulte um profissional habilitado ou fale com nossa equipe.