Fim dos Ajustes Manuais: O Impacto das Notas de Débito e Crédito na Reforma Tributária

Por Viviane Ferreira | Economista com mais de 30 anos de experiência, fundadora e consultora estratégica da Crescer com Controle.

Você sabia que, a partir de 2026, dois documentos fiscais que antes eram tratados como meros detalhes operacionais vão definir se sua empresa está em conformidade ou sujeita a autuações?

Com a chegada do IBS e da CBS, as Notas de Débito e Crédito deixam o papel secundário e assumem posição de pilares centrais na rotina fiscal das empresas brasileiras. Se o seu negócio ainda resolve ajustes tributários apenas no financeiro ou por meio de lançamentos manuais na contabilidade, este é o momento de compreender por que essa dinâmica mudou drasticamente e quais passos seguir para se adequar.

O que são as Notas de Débito e Crédito na Reforma Tributária

A Nota de Débito e a Nota de Crédito são documentos fiscais eletrônicos criados especificamente para ajustar a apuração do IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e da CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) depois que a nota fiscal original da operação já foi emitida.

Elas foram criadas pela Lei Complementar nº 214/2025, que instituiu o IBS e a CBS. O conteúdo e as regras de emissão estão detalhados no Decreto nº 12.955/2026 (Regulamento da CBS) e na Resolução CGIBS nº 6/2026 (Regulamento do IBS). O Ajuste SINIEF nº 49/2025, do CONFAZ, não disciplina juridicamente o IBS/CBS ele apenas empresta a estrutura técnica já usada no ICMS (finalidade da NF-e) para facilitar a adaptação dos sistemas.

Na prática, cada uma cumpre uma função oposta:

Nota de Débito: documento que aumenta o imposto devido pelo emissor, registrando ajustes como multas, juros, perdas de estoque ou pagamentos antecipados.
Nota de Crédito: documento que reduz o imposto devido ou restabelece créditos, usado em devoluções, cancelamentos de serviços, renegociações contratuais ou estorno de cobranças indevidas.

Atenção ao detalhe crucial: A lógica de débito e crédito é vista sempre sob a perspectiva de quem emite a nota, e não do destinatário. Compreender isso evita erros graves de parametrização no seu ERP.

Por que as Notas de Débito e Crédito são tão importantes na Reforma Tributária?

A grande virada de chave: apuração assistida → No novo modelo, o próprio Comitê Gestor (CGIBS) e a Receita Federal calculam automaticamente os débitos e créditos de IBS/CBS da empresa com base nos documentos fiscais eletrônicos transmitidos. Em vez de a empresa apurar "no escuro" e só ser homologada depois, o Fisco entrega uma apuração pré-preenchida — semelhante ao que já acontece com a declaração de Imposto de Renda.

No modelo tributário antigo, ajustes de PIS, Cofins, ICMS e ISS eram feitos por lançamentos internos nos livros fiscais ("outros débitos" e "outros créditos"), sem necessidade de um documento fiscal eletrônico vinculante. Com a chegada do IBS e da CBS, o cenário mudou radicalmente:

Fim dos ajustes puramente contábeis → agora, o saldo de débitos e créditos da empresa é gerado de forma automatizada pelo ambiente do Comitê Gestor, a partir dos XMLs autorizados.

Sem XML, sem efeito fiscal → qualquer ajuste que não possua uma Nota de Débito ou Crédito correspondente e validada pela Sefaz simplesmente não é reconhecido pelo Fisco.

Os impactos práticos na operação da sua empresa

Adequação tecnológica: ERPs e sistemas fiscais precisam estar preparados para emitir e validar esses documentos.
Risco de autuação: ajustes feitos apenas na contabilidade não têm validade e podem gerar multas.
Transparência fiscal: cada operação passa a ter rastreabilidade eletrônica, reduzindo espaço para inconsistências.

Quando emitir a Nota de Débito IBS/CBS

A Nota de Débito deve ser emitida sempre que um evento posterior à operação original aumentar o valor do IBS e da CBS devido. As hipóteses mais comuns incluem:

Pagamento antecipado → como o recebimento de valores configura fato gerador imediato (mesmo antes da entrega do bem), a nota deve ser emitida na entrada do dinheiro no caixa, referenciando o fornecimento futuro.
Multas e juros de mora recebidos → Só entram na base de cálculo do IBS/CBS no momento do efetivo recebimento (Pix, TED, boleto pago etc.). A Nota de Débito deve ser emitida quando o valor entra na conta da empresa, nunca na emissão do boleto ou apenas no vencimento.
Estorno de crédito por perda de estoque → em casos de roubo, quebra ou vencimento de mercadorias, o crédito da aquisição deve ser estornado via Nota de Débito.
Complemento de preço ou alíquota → correção de valores que foram destacados a menor na nota original.
Transferência de crédito em sucessão empresarial → na fusão, cisão ou incorporação, a sucedida transfere o saldo credor de IBS/CBS à sucessora por Nota de Débito tipo 05 (art. 55, parágrafo único, LC nº 214/2025). Com mais de uma sucessora, exige-se anuência formal de todas quanto ao valor transferido.

Quando emitir a Nota de Crédito IBS/CBS

A Nota de Crédito torna-se obrigatória sempre que houver necessidade de reduzir o imposto apurado ou restabelecer um direito creditório. Os principais casos incluem:

Recusa total de entrega ou destinatário não localizado → o retorno da mercadoria exige a emissão da nota de crédito (com o próprio emitente como destinatário) para anular o débito original.
Devolução parcial de mercadorias → ajusta proporcionalmente o imposto que havia sido apurado.
Correção de valores cobrados a maior → quando a alíquota ou a base de cálculo aplicada na nota original foi superior à devida.
Estorno de multas e juros cobrados indevidamente → Quando valores de mora ou penalidade foram cobrados incorretamente, a correção é feita por Nota de Crédito. Já multas e juros realmente devidos devem ser lançados por Nota de Débito.
Transferência de crédito em sucessão empresarial (exceção) → se o CNPJ da empresa sucedida estiver inapto ou baixado, a sucessora pode emitir a Nota de Crédito do tipo 05 para assumir formalmente o saldo remanescente.

Ponto-chave: A emissão da Nota de Crédito é sempre analisada pela perspectiva do emissor. Ou seja, quem emite está aumentando o seu próprio saldo credor ou reduzindo o imposto que havia apurado, independentemente da visão do destinatário. Esse detalhe é essencial para evitar falhas de configuração em ERPs e sistemas fiscais.

NFS-e de Débito e Crédito na Reforma Tributária (Serviços IBS/CBS)

O modelo de Notas de Débito e Crédito, antes aplicado apenas à NF-e (mercadorias), foi estendido ao setor de serviços. Com a publicação da Nota Técnica SE/CGNFS-e nº 009/2026, a mesma lógica passou a valer também para a NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica), cobrindo prestações de serviços, locações e operações antes fora do ecossistema da NF-e.

Observação: o cronograma de implantação prática ainda não foi publicado pelo Comitê Gestor.

NFS-e de Débito

Obrigatória em casos de:

Transferência de crédito para cooperativas
Anulação de crédito em operações imunes ou isentas
Regularização de NFS-e não processadas
Recebimento e liquidação de multa e juros sobre serviços (A emissão ocorre estritamente no momento da compensação financeira dos encargos, e não no envio da cobrança).
Transferência de crédito em sucessão empresarial (fusão, cisão ou incorporação)
Registro de pagamento antecipado recebido

NFS-e de Crédito

Obrigatória em casos de:

Crédito por multas e juros indevidos cobrados pelo prestador
Crédito recebido pela empresa sucessora em fusão, cisão ou incorporação

Ponto de atenção: A NT 009/2026 ainda não prevê oficialmente hipóteses como "cancelamento de serviço" ou "renegociação contratual". Nessas situações, o enquadramento depende de análise caso a caso, e o Comitê Gestor da NFS-e deve publicar em breve o cronograma de implantação com mais detalhes.

Essas notas substituem o ICMS ou o IPI?

Não. As Notas de Débito e Crédito são exclusivas do ecossistema do IBS e da CBS. O regulamento veda a inclusão de impostos em extinção ou substituídos, como ICMS, ISS, PIS e Cofins. A separação entre os regimes é total.

Já existem algumas exceções em análise para permitir a aplicação conjunta com o ICMS em casos pontuais, como a recusa de entrega, mas a regra geral segue sendo a separação total.

Vale reforçar: o próprio Ajuste SINIEF nº 49/2025 usado como referência técnica para o layout da NF-e é uma norma de ICMS. Sua função aqui é apenas emprestar a estrutura de finalidade (finNFe) já validada nos sistemas, e não abranger juridicamente o IBS e a CBS.

Obrigatoriedade IBS/CBS: Rejeição 1115 adiada, mas ainda válida

Como estava previsto originalmente

A Nota Técnica 2025.002 determinava que, a partir de 3/08/2026, entraria em vigor a regra UB12-10, exigindo o preenchimento do grupo IBS/CBS (valores por item). Sem esse grupo, a Sefaz devolveria automaticamente a Rejeição 1115: "Grupo IBSCBS não informado", e a nota não seria autorizada.

Na mesma linha, ajustes posteriores, como devoluções, multas ou perdas de estoque só são reconhecidos se formalizados em Nota de Débito ou Nota de Crédito, documentos fiscais eletrônicos próprios e validados pela Sefaz. A contabilização interna não basta; é necessário o XML correspondente.

O que mudou na Rejeição 1115

Versão 1.51 da Nota Técnica 2025.002: a validação UB12-10 passou a constar como "implementação futura", sem data definida.
Na prática: a Sefaz não bloqueia mais automaticamente notas emitidas sem o grupo IBS/CBS
Importante: o adiamento é apenas técnico. A obrigação de preencher corretamente os campos continua valendo.

O que continua obrigatório mesmo com o adiamento

A obrigação legal de destacar IBS/CBS desde 3/08/2026.
A emissão de Notas de Débito e Crédito para ajustes posteriores à operação original.

As demais validações do layout, que continuam ativas.

O risco de autuação: notas aceitas sem IBS/CBS ou ajustes feitos sem a nota correspondente podem gerar glosa de crédito quando o Comitê Gestor cruzar os dados.

Em resumo: a Sefaz deixou de bloquear a nota tecnicamente, mas a obrigação legal de preencher IBS/CBS corretamente não foi suspensa.

Impacto por área — Rejeição 1115 adiada

Área	Antes (trava ativa)	Agora (trava adiada)
Fiscal/Contábil	Erro aparecia na hora da emissão	Exige conferência interna própria
TI/ERP	Pressão imediata para corrigir o sistema	Risco de a atualização ser adiada
Financeiro	Risco identificado de imediato	Glosa de crédito pode aparecer meses depois
Comercial/Faturamento	Sistema avisava o erro na emissão	Nota sai sem alerta, mesmo incorreta
Jurídico/Compliance	Risco resolvido no momento da emissão	Risco se acumula e só aparece depois

Essência da obrigação

A obrigação de calcular e destacar IBS/CBS corretamente continua valendo tanto na nota principal quanto nos ajustes via Nota de Débito ou Nota de Crédito.

O que mudou foi o momento da detecção do erro:

Antes → identificado na hora pela Sefaz (bloqueio imediato).
Agora → identificado depois, pela empresa em conferência interna ou pelo Fisco em fiscalização.

Cronograma oficial de obrigatoriedade (2026–2027)

1º jan 2026: Início da obrigação material (LC 214/2025). Regime regular destaca IBS/CBS em adiantamentos, com alíquotas-teste (0,1% IBS + 0,9% CBS), sem efeito real.
1º ago 2026 [ATUALIZADO]: Multas passam a valer. Rejeição 1115 adiada como "implementação futura", mas obrigação de preencher IBS/CBS continua.
3 ago 2026: Entrada em vigor do Ajuste SINIEF nº 49/2025 (entrega futura, perdas de estoque, notas de débito/crédito, devoluções).
1 a 30 set 2026 [NOVO]: Prazo para Simples Nacional optar pelo regime regular de IBS/CBS a partir de 2027.
1º jan 2027: Extinção do PIS/Cofins e início da cobrança plena da CBS.
4 jan 2027: Obrigatoriedade dos campos IBS/CBS na NF-e/NFC-e para Simples Nacional e MEI.

Observação sobre NFS-e de Débito e Crédito

A NT 009/2026 (NFS-e de Débito e Crédito) ainda não entrou em vigor. O Comitê Gestor não publicou o cronograma de homologação e produção, então o sistema segue operando no layout anterior (NT 004 + NT 007).

Checklist: Como preparar sua empresa para IBS/CBS

Mapeie processos internos: Identifique operações que geram notas fiscais de ajuste: devoluções, adiantamentos, perdas de estoque.
Integre Financeiro e Fiscal: O fluxo de caixa passa a ditar a apuração em casos especiais. A comunicação precisa ser em tempo real.
Atualize seu ERP: Garanta que o sistema já suporte novos CFOPs, layout, regras de referenciamento e finalidades de nota (como os tipos 5 e 6).
Treine sua equipe: A apuração assistida exige atenção máxima. Parametrizações erradas na origem (cadastro de produtos e alíquotas) podem bloquear créditos ou gerar bitributação.
Crie uma conferência interna dos XMLs: Como a Rejeição 1115 não bloqueia mais notas sem IBS/CBS, a Sefaz deixou de funcionar como rede de segurança. Estabeleça uma rotina própria de auditoria para identificar notas emitidas com campos ausentes ou incorretos antes que isso vire glosa de crédito.
Avalie a opção do Simples Nacional até 30 de setembro: Se sua empresa é optante do Simples, defina se vale a pena migrar para o regime regular de IBS/CBS em 2027, considerando o perfil dos seus clientes (especialmente vendas B2B, onde o crédito repassado pode pesar na decisão de compra).
Verifique a obrigatoriedade da NFS-e de Débito e Crédito para serviços, conforme o grupo da sua empresa, acompanhando as atualizações oficiais.

Perguntas e Respostas sobre IBS/CBS e Notas de Débito/Crédito

Quando começam as multas e penalidades por descumprimento?

A partir de 1º de agosto de 2026. Desde essa data, a empresa já deve emitir os documentos corretamente. Não é punição automática em massa, mas o prazo de adequação terminou e o risco de autuação existe. (Mesmo que o sistema ainda autorize notas incompletas, isso não elimina a obrigação nem afasta multas.)

A emissão de notas de débito e crédito já é obrigatória em 2026?

Sim. Desde 3 de agosto de 2026, empresas do regime regular (Lucro Presumido e Lucro Real) precisam emitir notas de débito e crédito com IBS/CBS. A obrigação já está em vigor, e ajustar agora evita multas e glosas futuras.

Empresas do Simples Nacional e MEI devem emitir essas notas em 2026?

Não. A obrigatoriedade para o Simples Nacional e para o MEI só começa em janeiro de 2027.

Posso continuar ajustando o IBS/CBS apenas via contabilidade?

Não. As Notas de Débito e Crédito são peças centrais na Apuração Assistida. Sem o documento fiscal eletrônico validado pela Sefaz e cruzado pelo Comitê Gestor (CGIBS), o ajuste não tem efeito fiscal e pode gerar autuação quando o Fisco cruzar os dados.

Quando o PIS/Cofins será extinto definitivamente?

Em 1º de janeiro de 2027, quando se encerra a fase de testes de alíquota reduzida (1%) e inicia a cobrança plena da CBS e do IBS.

O fluxo de caixa passa a ser o fato gerador?

Não. A regra geral continua sendo a entrega do bem ou a prestação do serviço. Casos especiais:

Adiantamentos → imposto gerado imediatamente sobre o valor recebido.
Multas e juros de mora → só entram na base de cálculo quando efetivamente pagos, com emissão da Nota de Débito no ato da liquidação financeira.

Meu ERP precisa ser atualizado para o IBS/CBS?

Sim. O sistema de gestão precisa estar adaptado para as Notas Técnicas nacionais, novos layouts de XML, regras de referenciamento e códigos de finalidade de nota.

Minha equipe precisa de treinamento específico para IBS/CBS?

Sim. A apuração assistida automatiza cálculos, mas depende da parametrização correta na origem para evitar bloqueios e riscos de bitributação.

Quais documentos fiscais passam a ter destaque obrigatório de IBS/CBS?

Todos os principais documentos fiscais eletrônicos em vigor no país: NF-e, NFC-e, CT-e, NFS-e, NFCom, NF3e e BP-e.

A inscrição no CNPJ é obrigatória para pessoas físicas contribuintes?

Sim, mas só a partir de 1º de janeiro de 2027. O prazo foi prorrogado para permitir a criação de um sistema simplificado de cadastro. Essa inscrição serve apenas para a apuração dos novos tributos e não transforma a pessoa física em pessoa jurídica.

Conclusão

As Notas de Débito e Crédito deixaram de ser documentos pontuais e se tornaram centrais na apuração assistida do IBS e da CBS. Empresas que não adaptarem processos, sistemas e equipes correm risco imediato de rejeições, retrabalho e glosas de crédito. Quem prioriza a conformidade garante previsibilidade e segurança fiscal em um dos maiores momentos de transformação tributária do Brasil.

Precisa de apoio para adaptar sua empresa ao IBS/CBS?

As mudanças já estão em vigor e exigem atualização de processos, sistemas e equipe. Com minha consultoria, você garante conformidade fiscal, segurança jurídica e eficiência operacional nesse novo cenário tributário.

Entre em contato e vamos preparar juntos sua empresa para essa transformação.

Notas de Débito e Crédito IBS/CBS: Obrigações e Prazos 2026-2027